Koos van Dam wil een snackbar beginnen. Hij vindt een mooi plekje dat te huur staat en zegt tegen zichzelf: hier gaat het gebeuren, hier komt de Kooshoek. De eigenaar van het pand vraagt 20.000 euro huur per jaar en nieuwe huurders moeten de eerste twee jaar huur vooruit betalen. Koos haalt zijn spaarrekening leeg en betaalt zijn huurbaas-in-spé 40.000 euro. Het is eind 2009 en Koos zet zijn eerste balans in elkaar. Een balans kent twee zijden: links en rechts, ofwel activa en passiva, ofwel debet en credit, ofwel de kant waar je blij van wordt en de kant waar je niet blij van wordt. De activa-kant bevat alles wat je bezit (je bezittingen, daar word je blij van) in de ruimste zin van het woord, en met al dit bezit draai je je onderneming. De passiva-kant bevat al je schulden (daar word je niet blij van). Koos heeft zojuist het recht verworven om twee jaar in een pand zijn bedrijf uit te mogen oefenen, dat noem ik huurrecht, en daar wordt hij uiteraard blij van. Dit komt dus links op de balans.

Activa/Debet (Waar je blij van wordt)		Passiva/Credit (Waar je niet blij van wordt)
Huurrecht	40.000
Totaal	40.000

Een balans moet altijd in evenwicht zijn, daarom heet het een balans. Dus het totaal links moet gelijk zijn aan het totaal rechts. Wat komt er dan rechts te staan? Het eigen vermogen dat Koos ingebracht heeft, dat verschijnt op de balans als schuld aan zichzelf.

Activa		Passiva
Huurrecht	40.000	Eigen vermogen	40.000
Totaal	40.000	Totaal	40.000

Koos schaft ook nog voor 10.000 euro keukenapparatuur aan en voor 5.000 euro stoelen en tafeltjes. Daarna heeft hij nog 3.000 euro over van zijn spaargeld en die zet hij op de bankrekening van zijn bedrijf. Het is 1 januari 2010 en zijn bedrijf kan van start.

Balans per 1 januari 2010
Activa		Passiva
Huurrecht Apparatuur Meubilair Bank	40.000 10.000 5.000 3.000	Eigen vermogen	58.000
Totaal	58.000	Totaal	58.000

Stel dat Koos het hele jaar helemaal niets zou doen dan gaat zijn bedrijf toch achteruit. De waarde van zijn huurrecht neemt af, want hij heeft voor twee jaar betaald. Stel dat zijn keukenapparatuur acht jaar meegaat, dan neemt de waarde van die apparatuur ieder jaar met 10.000/8 = 1.250 euro af. En stel dat zijn meubilair vijf jaar meegaat, dan neemt de waarde van dat meubilair ieder jaar met 5.000/5 = 1.000 euro af. Deze waardeverminderingen van zijn spullen noemen we de afschrijvingen. Door het hele jaar niets te doen heeft Koos aan het einde van 2010 de volgende balans.

Balans per 31 december 2010
Activa		Passiva
Huurrecht Apparatuur Meubilair Bank	20.000 8.750 4.000 3.000	Eigen vermogen	35.750
Totaal	35.750	Totaal	35.750

Koos heeft kosten gemaakt voor zijn bedrijf, namelijk de afschrijvingen op zijn activa. In totaal is er 20.000 (huur) + 1.250 (apparatuur) + 1.000 (meubilair) = 22.250 euro afgeschreven. Het eigen vermogen is ook precies met dit bedrag gedaald. Een balans is een momentopname, een tijdstip waarop je kijkt hoe het met een bedrijf gesteld is. De gele balans is het begin van het jaar en de blauwe balans is het einde van het jaar. Wat beschrijft nou de tussenliggende periode en verbindt de beide balansen? De resultatenrekening, ofwel de winst/verliesrekening. Hierop staat alles wat het bedrijf in een bepaalde periode gegenereerd heeft aan opbrengsten en de kosten die in die periode gemaakt zijn. Een resultatenrekening bestrijkt dus altijd een periode (een balans gaat over een moment en een resultatenrekening gaat over een periode). Voor Koos ziet de resultatenrekening na een jaar niets doen er als volgt uit.

Resultatenrekening 2010
Afschrijvingen: Huurrecht Apparatuur Meubilair	−20.000 −1.750 −1.000
Totaal	−22.250

In dit hypothetische geval dat Koos een jaar lang niets doet heeft hij een verlies gemaakt (want het resultaat is negatief) van 22.250 euro. En dat is precies de verbinding, het verschil, tussen de eigen vermogens van beide balansen.

Maar Koos gaat hard aan het werk. Stel hij maakt een omzet (wat de klanten betalen voor een product of dienst) van 100.000 euro. Dit komt in de resultatenrekening als opbrengst en in de balans zien we dit terug als groei van het banksaldo (want daar komt dat geld terecht) en het eigen vermogen. Dit komt Koos natuurlijk niet aanwaaien. Hij moet meer kosten maken. Allereerst moet hij snacks inkopen (de inkoopwaarde van de omzet) om te kunnen verkopen, stel 40.000 euro. Hij heeft personeel nodig voor de hele drukke uren en om niet zelf iedere avond tot heel laat in de zaak te hoeven staan, stel 20.000 euro. Hij verbruikt gas, water en electriciteit (GWE), stel 1.200 euro per kwartaal, dus 4.800 euro per jaar. En niet te vergeten, hij heeft zakjes en bakjes en vorkjes en servetten en kassarollen en nog een heleboel ander ‘klein spul’ nodig, de overige kosten, stel 10.000 euro. Dit komt allemaal als kosten erbij in de resultatenrekening en gaat ten koste van de bankrekening (want van daaruit wordt het betaald). Vervolgens zijn er altijd wat ‘losse eindjes’ op het moment dat een balans opgesteld wordt. Het zou wel heel toevallig zijn indien op het balansmoment alle rekeningen betaald zijn, zowel de rekeningen van Koos als de rekeningen aan Koos. Wat Koos nog te goed heeft noemen we de debiteuren, stel 2.500 euro. Wat Koos nog moet betalen noemen we de crediteuren, stel 1.200 euro. Dus het banksaldo daalt met 2.500 euro, omdat dat geld nog binnen moet komen, en het banksaldo stijgt met 1.200 euro, omdat dat geld nog betaald moet worden. De resultatenrekening heeft hier allemaal geen boodschap aan. Een ander los eindje is de voorraad. Die zal aan het einde van het jaar heus niet gelijk zijn aan nul, stel 2.000 euro. Aan het begin van het jaar was de voorraad nog nul, dus er is in de loop van het jaar een verandering in de voorraad opgetreden, een mutatie, van +2.000 euro. Deze voorraad is door het bedrijf gegenereerd en komt dus als opbrengst in de resultatenrekening (de resultatenrekening bestrijkt een periode, dus daar spreken we van voorraadmutatie). En Koos is blij met die voorraad, dus het komt aan de activa-kant op de balans (de balans is een momentopname, dus daar spreken we gewoon van voorraad). We hebben nu de hele tijd tussendoor bijgehouden wat er met de bankrekening gebeurt, het echte geld gaat erbij of eraf, en bijvoorbeeld afschrijvingen weer niet. Handiger is het om dat gestructureerder bij te houden middels een liquiditeitenrekening (een overzicht van wat er met je liquide middelen, je geld, gebeurt), of in gewoon Nederlands: de bankrekening (en daarvoor zijn dus ook de bankafschriften in het leven geroepen). Hoe gaat het met het bedrijf van Koos? De eerste indruk is wellicht dat het best wel goed gaat, er is een positief resultaat, het eigen vermogen is dus toegenomen, en het saldo op de bankrekening is gegroeid. Echter, als we wat beter kijken dan gaan onze wenkbrauwen zich fronsen. Er is weliswaar een positief resultaat, maar Koos heeft het hele jaar hard gewerkt voor nog geen 5.000 euro! Hier moet hij ook nog van leven. Indien hij 2.000 euro per maand aan de zaak onttrekt voor zijn privéleven dan is die 5.000 euro resultaat natuurlijk lang niet voldoende en ook de bankrekening blijft maar net uit het rood. Koos leeft eigenlijk van het spaargeld dat hij zelf in de zaak gestopt heeft. En op zijn inkoopbeleid is ook wel het nodige aan te merken. Hij heeft 40.000 euro ingekocht om een omzet van 100.000 euro te behalen. Of hij verkoopt zijn snacks veel te goedkoop óf hij moet heel veel weggooien. Waarschijnlijk het laatste, want hij heeft maar liefst 2.000 euro aan voorraad liggen aan het einde van het jaar. 2.000 euro voorraad in een snackbar!

Koos doet waarschijnlijk niet zelf de administratie of heeft geen inzicht in geld, want anders was hem dit al (veel) eerder opgevallen. Het ligt daarom in de lijn der verwachtingen dat hij belastingaangiftes en dergelijke laat doen door een accountant. Begin 2011 krijgt die accountant ‘alles’ overhandigd van Koos en gaat daar in de loop van 2011 mee aan de slag. Tegen de tijd dat de accountant Koos confronteert met de werkelijkheid (eind 2011, of pas in 2012) is een faillisement mogelijk al onafwendbaar...